Nuestro cliente y sus necesidades
Umine se presenta como un software de Recursos Humanos para el desarrollo organizacional y capacitación continua. Priorizando a las personas, buscan mediante data e inteligencia artificial, impulsar, medir y gestionar a colaboradores de diversas organizaciones.
El crecimiento y deseo de expandirse internacionalmente presentaron en Umine desafíos en la gestión de datos, en el CRM y en la alineación entre equipos. A pesar de contar con HubSpot Sales Professional, existía la necesidad de abordar inmediatamente ciertos desafíos.
5 puntos que debíamos enfrentar
- Reducir los procesos manuales
La débil configuración del CRM generaba ineficiencia, requiriendo gran cantidad de pasos manuales en el proceso de venta.
- Estructurar los datos
Umine necesitaba contar con informes y datos para la toma de decisiones financieras, sin embargo la desestructuración en su pipeline, dificultaba el análisis.
- Estandarizar procesos
La falta de claridad en, valga la redundancia, los procesos, llevaba a que cada uno de los vendedores siguiera su propio enfoque. Este punto dificultaba la medición de tasas de cierre, tiempos promedio en las etapas del pipeline y la obtención de datos unificados.
- Aumentar la visibilidad de los esfuerzos
La falta de claridad en, valga la redundancia, los procesos, llevaba a que cada uno de los vendedores siguiera su propio enfoque. Este punto dificultaba la medición de tasas de cierre, tiempos promedio en las etapas del pipeline y la obtención de datos unificados.
- Alinear definiciones y acciones de Marketing y Ventas
El CRM no lograba medir acciones de marketing ni la trazabilidad de las fuentes de contacto, dificultando la medición de las tasas de conversión desde la etapa de Lead hasta Cliente. Es importante destacar que Umine buscaba trabajar unificadamente con el área de Growth, donde estas definiciones son clave.
¿Cómo lo solucionamos?
Primero tuvimos que entender 100% el negocio de Umine, esto significó estudiar y analizar exhaustivamente a las industrias de Capacitaciones y Recursos Humanos.
Es importante destacar que, en Chile, las empresas que desean capacitar a sus colaboradores cuentan con SENCE (Servicio Nacional de Capacitación y Empleo), una franquicia tributaria que financia este tipo de iniciativas. Esta característica específica de la industria planteaba un desafío: cómo reflejar en HubSpot el proceso de ventas altamente consultivo de Umine y asegurar la obtención de los KPI fundamentales para la Gerencia Comercial, como la rentabilidad, el pipeline y las previsiones.
Una solución, dos fases
Para abordar de manera ordenada el problema, planteamos una solución dividida en 2 etapas:
1. Consultoría y diagramación del proceso comercial para cada regla de negocio
En esta etapa, nuestro equipo diagramó cada tipo de venta y los movimientos en el pipeline comercial para medir los KPI clave, como tasas de cierre y tiempos promedio.
Ante los desafíos de manualidad y datos poco estructurados, junto con Umine, establecimos reglas de salida para unificar y asegurar que se recopilen datos en cada etapa del pipeline. Además, dado que la estructuración de datos es fundamental para la organización y la precisa medición, presentamos un nuevo diseño ERD que asegurará la correcta asociación entre contacto, negocio y empresa y simplificará la medición diferenciada de los tipos de venta mediante etiquetas de asociación creativas y eficientes.
2. Implementación altamente personalizada
En este punto, personalizamos el CRM para que fuera capaz de identificar propiedades que debían ser recopiladas en cada etapa y adaptar la interfaz dentro de lo posible de la licencia, equipos y roles. Además, generamos una red de automatizaciones interconectadas que eliminan gran parte del trabajo manual y logramos automatizar flujos de aprobación de cotizaciones.
Resultados que nos enorgullecen
Entendemos que el impacto en el revenue se logra con la adopción continua del CRM y los esfuerzos comerciales. Para lograrlo, sentamos las bases que permitirán a Umine escalar ordenando los datos de sus clientes y procesos de venta, alineando a Marketing y Ventas y facilitando gran cantidad de automatizaciones.
Datos que hablan por sí solos
El trabajo conjunto de nuestro equipo y Umine, nos permitió obtener resultados valiosos y de alto impacto:
- Mediante la propiedad “Estado del lead”, mejoramos 661% la trazabilidad del seguimiento comercial a nivel de contactos. Gracias a esto Umine puede medir en tiempo real en qué está cada contacto.
- Definimos las etapas del ciclo de vida para alinear a Marketing y Ventas, permitiendo reclasificar la base de datos para medir las tasas de conversión.
- Además...
Estas métricas se alcanzaron en un lapso de 4 - 6 meses, siendo consideradas como un MVP para Umine.
Más allá de las cifras
Como consultores especializados, buscamos ofrecer tranquilidad y confianza a Umine al implementar una solución a medida con HubSpot CRM. Esto le permite proyectar su crecimiento con un CRM sólido y adaptado a sus necesidades específicas.
Lo anterior también permitirá mejorar sus esfuerzos de Growth, ya que con criterios bien definidos, cuentan con lo necesario para medir tácticas y tomar mejores decisiones. Por ejemplo, la definición y actualización de la etapa del ciclo de vida de contactos y empresas, les permite confiar en la data para obtener métricas reales sobre sus tasas de conversión, pudiendo ser desglosadas por fuentes y generar informes de atribución inexistentes previo a esta implementación
Nuestra conclusión
En Revops Latam creemos que HubSpot CRM es una tecnología poderosa, pero si no se adapta a cada negocio, tiene un alto riesgo de baja adopción. Enfocarnos en entender el negocio de Umine, complementado con nuestro equipo de especialistas altamente calificados y con vasta experiencia en HubSpot CRM, fue la combinación adecuada de consultoría y expertice que Umine necesitaba para plasmar su modelo de negocio en HubSpot.
Encontramos motivación en cada cliente
Junto a Umine, reafirmamos que HubSpot Sales Hub Professional, es una plataforma altamente adaptable. Nos ha demostrado que con un enfoque estratégico y un conocimiento exhaustivo de cada funcionalidad, puede resolver problemas complejos y permitir a cada empresa concentrarse en su mejor faceta.
Equipo Revops LATAM
