Cómo implementar Hubspot CRM: ¿In-house o con un tercero?

Cuando piensas en implementar el CRM de HubSpot en tu empresa, contar con la mejor tecnología del mercado y seguir las instrucciones no lo es todo. Existen más factores que considerar para que la implementación sea realmente exitosa y puedas sacar el máximo beneficio de ella, como la complejidad del proceso comercial o las funcionalidades que se quieran utilizar.

Cuando empiezas a tomar conciencia de esto, muchas veces surge la pregunta, ¿quién debe hacer la implementación de HubSpot CRM? o mejor dicho:

¿Qué me conviene más, hacerlo por cuenta propia o con un tercero?

En este artículo analizamos las ventajas y desventajas de cada elección.

3 factores a considerar antes de implementar HubSpot CRM

Antes de hacer un listado de pros y contras, nos parece justo que primero mencionemos los principales factores que se deben considerar. Todas las empresas tienen una realidad diferente y añadir tecnología a los procesos es algo que requiere un análisis serio.

1. Tamaño del equipo de ventas

Las empresas pequeñas con equipos de ventas reducidos suelen verse bien con una implementación a nivel básico para comenzar. Pero ojo, cuando la venta es consultiva y ofrece un servicio de alto valor añadido, aunque el equipo de venta sea pequeño, podría ya ser hora de pasar a una implementación más avanzada.

2. Complejidad del proceso comercial

Cuando el proceso comercial es complejo y tiene muchas etapas, suele ser necesario una implementación más avanzada que se adapte a esa complejidad. Por el contrario, cuando el proceso comercial es simple, se tiende a pensar que una implementación básica es suficiente. En esto también hay que tener ojo, porque un proceso comercial simple no necesariamente significa que está correcto. A veces, puede incluso ser necesario redefinir las etapas y reimplementar el CRM al nuevo proceso.

3. Versión de HubSpot

Por supuesto, las versiones más básicas de las licencias de Hubspot son más simples y fáciles de implementar, con esto nos referimos a las licencias gratuitas o Starter. Por el contrario, las más avanzadas, como Professional y Enterprise, no solo son más complejas por su funcionalidades y herramientas, sino que se requiere de una implementación más estratégica para poder sacarle el máximo provecho.

Porque, ¿de qué sirve tener un auto deportivo último modelo… si lo uso solo para dar vueltas a la manzana?

Implementación de Hubspot CRM “in-house” (pros y contras)

La primera opción es que la implementación del CRM corra “por cuenta de la casa”, es decir, el mismo dueño de la empresa o bien un equipo interno se encarga de implementar el sistema y que todo quede funcionando adecuadamente. Estas son las ventajas y desventajas:

Ventajas

Literalmente tienes el 100% del control. Tanto en el equipo designado como en la forma que se va a ejecutar la implementación.
Puedes comenzar de inmediato. En teoría hoy mismo podrías estar implementando tu CRM, a menos que decidas mandar a capacitación al equipo encargado.
Tienes un conocimiento más profundo y detallado sobre tu propio negocio. Después de todo, es lo que hacen tu equipo y tú todos los días.
Puedes desarrollar tus talentos. Tanto tus propias habilidades como las de tu equipo se verán potenciadas con el nuevo desafío de implementar el CRM.

Desventajas

La responsabilidad está en tus manos. Tanto designar al equipo correcto, como dirigir el proceso de implementación, así como el éxito o fracaso del proyecto, será algo que tendrás que sobrellevar y asumir el costo de ello.
Puede ser costoso. HubSpot es un sistema con una gran cantidad de herramientas que aprovechar, lo cual requiere un conocimiento avanzado. Por eso, capacitar o contratar personal verdaderamente especializado para que se encargue de la implementación y administración del sistema dentro de la misma empresa, no es nada barato.
Te tomará tiempo. Una buena implementación puede tomar meses o incluso años. Si no tienes un equipo dedicado exclusivamente a ello, tendrás que invertir mucho tiempo tuyo y de tus colaboradores. obviamente, esto puede ralentizar el avance de otros proyectos o restar productividad a los equipos.

Implementación de Hubspot CRM con un partner (pros y contras)

La segunda opción es recurrir a una consultora externa para que se encargue de la implementación de tu HubSpot CRM. Así es como nacen los partners de HubSpot, quienes están acreditados para realizar implementaciones a un nivel profesional y acompañarte en todo el proceso. Esto también tiene ventajas y desventajas.

Ventajas

Obtienes acceso a un equipo de expertos certificados en HubSpot. El equipo de la consultora se convierte en una extensión de tu empresa y puedes contar con toda su experiencia, talentos y mirada crítica para conseguir una ventaja competitiva. Así mismo, no necesitas contratar o capacitar a personal interno, lo que significa que te ahorras costosos salarios, equipamiento, tiempo y dolores de cabeza.
Es más efectivo. Al ser un partner especializado que se dedica a eso, será un grupo de expertos que va “directo al grano y sin rodeos”, ya que sabrán exactamente cómo implementar lo que tu empresa necesita. En base a la información que brindes, podrán adaptar tu proceso comercial al sistema, elegir las herramientas adecuadas e integrar las tecnologías al CRM para recopilar y unificar los datos.
Obtienes mejor ROI. Por decirlo en palabras simples, al ser expertos altamente calificados para la tarea, el servicio tiene una mejor relación “precio-calidad” para tu empresa. Es decir, puedes sacarle el máximo provecho a las funcionalidades y herramientas, para obtener un mejor retorno sobre tu inversión en HubSpot.
Ganas visión estratégica. Ya que la implementación descansa en manos de especialistas, puedes dedicarte a lo que realmente importa y tienes experiencia, pensar de forma estratégica para el futuro de tu negocio. Así mismo, con el apoyo de un partner de HubSpot, puedes hacer que tu visión aterrice de forma correcta en la implementación y no se pierda en fantasías poco aplicables.

Desventajas

Sentirás que no tienes un control total sobre el proyecto. Dependiendo de tu personalidad, puede que esto sea algo incómodo, ya que deberás confiar y descansar en la empresa externa. Sin embargo, debes recordar que sigues estando a la cabeza, ya que tu visión estratégica del negocio será fundamental para que los implementadores puedan diseñar el proyecto. Un buen partner te hará sentir parte en todo momento.
Ellos no conocen el negocio tan bien como tú, lo que es normal, ya que es un equipo externo que no ha vivido el día a día de la empresa de la misma forma que un equipo interno. Por eso, deberás dedicar tiempo a transmitir tu visión y la naturaleza del negocio. Los mejores partners se toman el tiempo necesario para lograr entender lo mejor posible la empresa que están ayudando.
Puede haber problemas de comunicación, debido a que es un equipo externo, hay mails de ida y de vuelta, y horarios de reuniones que coordinar. Esto puede provocar que la comunicación se retrase un poco y el proyecto parezca avanzar no tan deprisa como te gustaría. Sin embargo, un buen partner te dará fechas realistas y coordinará los tiempos para evitar retrasos y calmar la ansiedad.

Entonces, ¿Qué es mejor?

Finalmente, la verdad es que la mejor opción de implementación dependerá netamente de las necesidades de tu empresa, las complejidades de tu proceso comercial y la inversión que estén dispuestos a realizar (y obtener retorno).

La mejor opción de implementación dependerá de las necesidades de tu empresa, proceso comercial e inversión.

Nuestra recomendación:

Aunque tu proceso comercial sea complejo, si tu empresa tiene los recursos y las capacidades necesarias para realizar una implementación con un equipo interno, ¡ve IN-HOUSE!

Por otro lado, si no tienes los recursos o la experiencia necesaria, aunque sea una versión básica de HubSpot, puede ser una muy buena opción comenzar “con el pie derecho” y solicitar la ayuda de expertos en la materia.

La decisión es tuya, ¡éxito!