¿Cuánto tiempo lleva la implementación de un CRM?

Entonces, decidiste implementar un CRM en tu empresa, o quizás necesitas migrar tu proceso a un nuevo CRM, pero te surge la pregunta ¿cuánto tiempo tomará un proyecto de implementación? 

Esto puede ser una preocupación entendible, ya que técnicamente, el tiempo dedicado a la implementación del CRM es tiempo en que estarás pagando por un producto tecnológico del cual aún no obtienes beneficio. 

La respuesta corta es que, en general, la implementación y adopción de un CRM tiene una duración desde uno a varios meses. Y aunque nos gustaría poder responder esto con una cifra de tiempo más exacta, la realidad es un poco más compleja. 

A continuación, te menciono algunos factores que debes considerar. 

¿Primera implementación o migración? 

Antes que todo y como es lógico, lo primero que debes considerar es que si partes de cero no es lo mismo que si ya venías usando algún tipo de CRM. A veces se puede creer que los procesos de migración de CRM o reimplementación deberían requerir menos tiempo que una nueva implementación que “parte desde cero”. Sin embargo, en nuestra experiencia, esto es al contrario. 

Normalmente una implementación que incluye migración toma más tiempo, ya que se debe preparar la exportación e importación de la data entre un sistema y otro. Debido a que los CRM o sistemas son distintos, preparar la base de datos al formato que HubSpot admite toma tiempo. Por eso, siempre recomendamos a nuestros clientes que vienen en esta situación preparar la base de datos con tiempo, ya que esto podría agregar de tres a cuatro semanas de trabajo.

Tipo de software CRM

Ahora bien, los diferentes software del mercado tienen diferentes capacidades, funcionalidades y usabilidad, por lo que elegir el software CRM adecuado también será un factor determinante para estimar el tiempo de implementación. 

Según una investigación reciente de Aptitude8 que analizó HubSpot frente a Salesforce, el 43 % de los profesionales de ventas y marketing que fueron encuestados informaron un proceso de implementación que tomó cuatro meses o más. Este informe también desglosó estos datos, encontrando variaciones al comparar los plazos de aquellos que implementaron HubSpot con aquellos que implementaron Salesforce.

Fuente: A Look at the Total Cost of Ownership of HubSpot vs Salesforce, APTITUDE8, 2022.

La investigación de Aptitude8 indica que HubSpot requiere menos tiempo de implementación que Salesforce, ya que la mayoría de los usuarios de HubSpot informan que pasaron 3 meses o menos implementando su solución de CRM.

Tamaño de la empresa

Otro factor importante que debes considerar es el tamaño de tu empresa, equipo comercial y la complejidad de los procesos y operaciones. En general, una empresa más grande y con una estructura más compleja tendrá una implementación más larga que una empresa pequeña y con procesos más simples. Además, también debes pensar en el nivel de integración y personalización que deseas alcanzar con la implementación. 

Respecto a este tema, el consultor y especialista en implementación de CRM, Richard Boardman de Mareeba CRM Consulting, menciona: "para un proyecto razonablemente estratégico de 50 a 100 usuarios, todo el proceso puede llevar alrededor de 11 meses”. Sin embargo, en una entrevista con TechnologyAdvice indicó que: "cada proyecto tiene su propio perfil y conjunto de circunstancias, por lo que los plazos variarán, incluso para proyectos aparentemente similares". (fuente: TechnologyAdvice)

Nivel de personalización 

Si tu empresa requiere un software CRM altamente personalizado para satisfacer las necesidades específicas de tu proceso comercial, esto puede requerir más tiempo tanto de implementación como de capacitación a los usuarios del sistema. Sin embargo, esto es altamente recomendable para que tu negocio gane eficiencia y sea escalable. 

Integración con otros sistemas

Si tus equipos requieren que el CRM se integre con alguna herramienta tecnológica de uso interno (como un ERP, plataformas de marketing, cotizadores, etc), ten en cuenta que la implementación podría extenderse uno o dos meses más. Estas interacciones requieren de una diagramación de puntos de datos más compleja y un trabajo en conjunto con un equipo de desarrolladores expertos. 

Involucramiento del equipo

¡Este factor es fundamental! El involucramiento y participación de tu equipo interno en el proceso, tanto de quienes usarán el sistema como del líder designado (champion), es esencial para lograr una ágil y efectiva adopción del CRM.  Si el equipo interno está sobrecargado con otros proyectos, es resistente a los cambios o simplemente no le ve valor al involucramiento, el proyecto de implementación puede verse retrasado. Incluso, podrías llegar a perder la inversión por una baja adopción de tus equipos. 

Por el contrario, si los usuarios están dispuestos a colaborar y participar activamente en el proceso de implementación, el proceso se verá acelerado y podrás garantizar una implementación y adopción más efectiva y eficiente.

Por tanto, toma en cuenta los tiempos estimados del proyecto que te ofrece el proveedor de servicio de implementación que hayas elegido, y luego, transmite a tu equipo una alta prioridad de involucramiento para asegurar que se cumplan estos tiempos.

En promedio, ¿cuánto tiempo es en total? 

Dicho todo lo anterior, intentaré hacer algunos promedios de tiempo para que puedas tener un estimado y no sentir que te vas de este artículo con las manos vacías. 

1. Auditoría de proceso comercial (1 mes)
2. Planificación y estrategia (1 mes)
3. Diagramación (2 semanas) 
4. Implementación (2 meses)
5. Capacitación y soporte (1 mes)
6. Documentación final del proceso (2 semanas)

Promedio total: 6 meses. (Fuente: Revops LATAM)

En conclusión, aunque la implementación de CRM depende de muchos factores, tanto externos como internos, existen ciertos tiempos que se pueden estimar. También debes considerar como regla general que cuanto más experto sea el equipo implementador, exista una adecuada planificación y tu equipo se involucre en el proyecto, más ágil y amigable será tanto la implementación como la adopción del sistema en tu empresa.

Si quieres saber más sobre este tema o te gustaría estimar tiempos de implementación para el proyecto de CRM que tienes en mente, agenda una reunión online con nosotros y conversemos. Nos encantaría poder ayudarte.